Mit dem Walk-the-Board die Arbeit im Daily im Fluss halten

Wie ein gemeinsamer Blick aufs Board die Wertlieferung beschleunigt (und wie uns vier Foki dabei helfen).

Lange Zeit haben viele agile Teams “die drei Fragen” in ihrem Daily verwendet. Bis 2017 standen sie sogar im Scrum Guide. Mittlerweile gelten sie aber eher als Anti-Pattern. Um nicht in diese Falle zu tappen, ist es gut, sie zu kennen und zu wissen, warum man sie nicht verwenden sollte.

Also, hier sind sie: Was habe ich seit dem Daily erledigt? Was will ich bis zum nächsten Daily tun? Mit welchen Hindernissen habe ich gerade zu kämpfen?

Nacheinander beantwortete jedes Team-Mitglied diese 3 Fragen, was dazu führte, dass sich das Daily nicht selten wie ein Reihum-Status-Report anfühlen konnte. Außerdem konnte es ohne Weiteres passieren, dass ein steckengebliebenes Ticket eine Woche unbemerkt liegenblieb.

Wenn wir das Daily mit den 3 Fragen durchführen, dann sprechen wir über das, woran sich die Personen gerade erinnern. Die 3 Fragen legen den Fokus auf die Person. Wenn wir einen Walk-the-Board durchführen, also das Board systematisch abgehen, dann verlagert sich der Fokus von den Personen auf die Arbeit.

Das Board repräsentiert unsere Arbeit. Indem wir unsere Arbeit auf einem Board sichtbar machen, können wir sie einfacher organisieren. Deshalb findet auch das Daily-Meeting vor dem Arbeits-Board statt. Wenn das Team vor dem Board versammelt ist, dann hilft es, die Aufmerksamkeit auf bestimmte Aspekte zu richten.

Die vier Foki

Das Daily-Meeting ist in der Ownership der Developer. D.h. auch, dass es durch sie moderiert werden sollte. Meistens ist es so, dass ich das Daily für einige Wochen moderiere, bevor ich es wieder in die Hände der Developer gebe. In dieser Zeit geht es mir darum, dass wir die Erfahrung machen, wie sich die Praktiken der vier Foki anfühlen und dass wir sie als Team verinnerlichen.

Wert-Fokus bedeutet mehr oder weniger “first things first”. D. h., wir sprechen zuerst über die Aufgaben, die am nächsten an der Wertauslieferung dran sind. Das, was schon am meisten Wertsteigerung erfahren hat, hat den höchsten Wert. Da das Board unsere Wertströme visualisiert (links am wenigsten Wert hinzugefügt, rechts am meisten), gehen wir zügig von rechts nach links durch. In der Realität nutzen wir natürlich auch Classes of Service, was bedeutet, dass wir die Swimlanes von rechts nach links abgehen. Das Ziel ist dabei, dass wir den Wert zeitnah realisieren.

In der Moderation zeigt sich das Abgehen darin, dass ich ganz kurz ein paar Worte zu fast jedem Ticket sage. Bei einem Ticket, welches sich in der vorletzten Spalte befindet, würde ich z. B. sagen: “Hier haben wir gestern gesagt, dass wir es nächste Woche deployen. Deshalb brauchen wir darüber heute nicht zu reden.” Mit diesem kurzen Aufhänger ergibt sich für ein Team-Mitglied auch leichter die Möglichkeit “hineinzugrätschen” und noch eine Anmerkung zu machen.

Dafür benötigen wir ebenfalls einen Impediment-Fokus. Ziel ist es, die Tickets zu identifizieren, die stecken geblieben sind. Wir halten uns also nicht lange bei den Tickets auf, bei denen es läuft. Das deutlichste Zeichen dafür, dass ein Ticket nicht im Flow ist: Es hat sich seit längerem nicht bewegt.

In Jira gibt es die Möglichkeit, sich bei jedem Ticket Punkte als Indikator für die Tage in einer Spalte anzeigen zu lassen. Falls es besonders viele Punkte hat, mache ich bei der Moderation eine Pause und stelle Fragen: Wie sieht es hier aus? Was sind die nächsten Schritte? Ggf. was genau sind die Schwierigkeiten? Genau diese Fragen sollen sicherstellen, dass die relevanten Informationen fließen.

Ein weiterer Fokus sind die Informationen, die geteilt werden, sodass alle Team-Mitglieder die relevantesten Kontext-Informationen präsent haben. Es geht dabei nicht nur darum, dass grundlegend alle im Bilde sind, sondern auch, um das Verständnis sicherzustellen. Worüber reden wir genau? Welche möglichen Ursachen hat es, dass wir hier nicht weiterkommen? Mit wem müssen wir reden? Das sind Fragen, die die Moderation stellen sollte und die wir gemeinsam klären müssen, bevor wir unser Vorgehen anpassen können. Häufig fließen diese Informationen aber auch fast automatisch, wenn die richtigen Personen zusammensitzen und alle motiviert sind.

Wenn die relevanten Informationen zügig geteilt wurden, legen wir genauso zügig fest, wen im Team es braucht, um das Thema voranzubringen. Nach dem Daily können dann die Details besprochen werden. Es ist klar, dass man als Moderator die Timebox von 15 Minuten im Blick behalten sollte, damit wir auf der operativen Ebene bleiben und nicht bereits in die Details einer möglichen Lösung gehen. Es ist aber auch eine Crux, mit Feingefühl abzuschätzen, wann wir den Zeitpunkt erreicht haben, wo wir zu tief hineingehen. Hier kann es hilfreich sein, sich das aktuell wichtigste Ziel immer wieder mal präsent zu machen. Mit dem Fokus auf Relevanz soll also sichergestellt werden, dass wir auf der richtigen Ebene bleiben und trotzdem alles geklärt haben, um voranzukommen.

Kurze Anmerkung: Manchmal wünschen sich die Developer, dass sie auf kompliziertere Themen einmal alle gemeinsam draufschauen. Als gute Praxis hat sich für mich (gerade im Remote-Kontext) bewährt, direkt nach den 15 Min. Daily noch weitere 15 Min. zu reservieren, um einen technical deep dive ad hoc machen zu können. Wer beim Deep Dive nicht dabei sein möchte, nimmt sich dann einfach raus.

Wenn ich den Walk-the-Board ganz neu in einem Team einführe, kann es anfangs durchaus etwas holprig sein. Wenn wir die vier Foki berücksichtigen, dann ändert sich das aber häufig innerhalb weniger Wochen. Wir rücken dann nicht nur die Arbeit in den Mittelpunkt, sondern sie helfen uns dabei, unsere Wertlieferung zu organisieren, indem wir unsere Probleme frühzeitig erkennen, relevante Informationen fließen lassen und die Gegenmaßnahmen klären.