Selbstmanagement mit GTD — Getting Things Done von David Allen
Wie man die Dinge geregelt bekommt und den Kopf frei hält — das sind die Ziele von GTD.
Wie man die Dinge geregelt bekommt und den Kopf frei hält — das sind die Ziele von GTD.
Die Selbstmanagement-Methode von David Allen gibt seinem Benutzer einfache Werkzeuge an die Hand, mit denen er seine Produktivität steigern kann. Dazu bedient es sich althergebrachter Tools und gießt sie zu einem konsistenten Ganzen.
Dieser Artikel versucht einen kurzen Überblick über die Getting-things-done-Methode zu geben, verweist auf weiterführende Quellen und zeigt ein Video mit David Allen während eines Vortags bei Google.
Der Sinn
GTD ist ein Selbstmanagement-System, das mit einfachen Mitteln Perspektive und Kontrolle im eigenen Leben verbessern kann. Mit Perspektive ist gemeint, dass man Ziele findet, die einem persönlich als lohnenswert erscheinen. Mit Kontrolle ist gemeint, dass man Tätigkeiten ausführt, mit denen diese Ziele effizienter erreicht werden.
Wichtigstes Werkzeug bei der Getting-things-done-Methode sind dabei die To-do-Listen. In ihnen werden alle Aufgaben erfasst und nach Thema geordnet. Sogenannte Kontext-Listen — eine Untergruppe von To-do-Listen — beziehen sich vor allem auf Art und Ort der Tätigkeit. Sie tragen beispielsweise Namen wie Einkauf, Auto, Am Computer, Anrufen, Warten Auf, usw. Außerdem gibt es eine Liste “Vielleicht Irgendwann” in der all die Sachen erfasst werden, die man schon immer mal tun wollte, wofür aber bisher nie die Zeit war. Das Ziel dieser To-do-Liste ist also Perspektive zu geben.
Für Kontrolle sorgen andererseits klare Prioritäten und das Unterteilen des Arbeitsprozesses in fünf Schritte:
Die Schritte
Den eigentlichen Kern von GTD als Selbstmanagement-Methode bilden die fünf Arbeitsschritte “Erfassen”, “Durcharbeiten”, “Organisieren”, “Durchsehen” und “Durchführen”.
Schritt 1) Erfassen: Alle eingehenden Sachen werden lückenlos an einer zentralen Stelle gesammelt, im Büro also in einem Eingangskorb und im E-Mail-Programm z.B. in einem einzigen Posteingang, in den alle elektronische Post geleitet wird. Wichtig ist, dass Berufliches und Privates gleichermaßen erfasst werden.
Schritt 2) Durcharbeiten: Der Eingangskorb wird nun nach dem FIFO-Prinzip abgearbeitet, d.h. von unten nach oben — das, was zuerst hereinkam, wird zuerst bearbeitet . Es wird entschieden, was damit passieren soll, was die nächsten Aktionen sind und wie lange die Erledigung ungefähr dauern wird. Alles was weniger als zwei Minuten Zeit in Anspruch nimmt, sollte sofort erledigt werden. Im gleichen Schritt werden auch Prioritäten festgelegt. Hier empfiehlt sich die Einteilung nach Eisenhower: 1 = wichtig + dringend, 2 = wichtig + nicht dringend, 3 = nicht wichtig + dringend, 4 = nicht wichtig, nicht dringend also Papierkorb.
Schritt 3) Organisieren: Die Handlungen und Abläufe werden nun mit Hilfe von To-do-Listen, Terminplaner und einem Wiedervorlage-System strukturiert. Die oben erwähnten Kontext-Listen kommen hier zum Einsatz. Hilfs- und Referenzmaterialien für Projekte werden an einem separaten Ort abgelegt. Wiederkehrende Aufgaben werden in Checklisten gespeichert.
Schritt 4) Durchsehen: Mindestens einmal pro Woche sollten alle losen Enden wieder zusammengeführt und das Selbstmanagement auf den aktuellen Stand gebracht werden. Lose Notizzettel werden in das System übertragen. Die erledigten Termine werden noch einmal reflektiert — vielleicht wurde etwas wichtiges vergessen? Deshalb werden die Listen aktualisiert und an neue Anforderungen angepasst.
Schritt 5) Durchführen: Die anstehenden Aufgaben werden nun erledigt. Je nach Priorität und Kontext und je nachdem wie viel Zeit und Kraft zur Verfügung stehen, werden sie in unterschiedlichem Maße ausgeführt. Einmal angefangene Aufgaben sollten jedoch zu Ende gebracht werden.
Die zentralen Prinzipien
Zwei ganz wesentliche Prinzipien im GTD sind das Festlegen der nächsten Aktionen und das Aktuellhalten der Listen. Indem für jede Aufgabe die nächsten Aktionen festlegt werden, unterteilt man diese in kleine konkrete Schritte, die die Lösung der Aufgabe handhabbar und überschaubar machen. Aktualität ist ebenfalls sehr wichtig, denn mit ihr steht und fällt das gesamte Selbstmanagement-System. Durch regelmäßiges Durchsehen wird diese in Schritt 4 gewährleistet.
David Allen über Getting Things Done bei Google
Der Erfinder von GTD spricht in diesem 45-minütigen Video ausführlich über Entwicklung, Hintergründe und Anwendung seiner Methode (in Englisch):
Selbstmanagement-Buch von David Allen
In seinem Buch “Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag”¹ beschreibt David Allen ausführlich und umfassend die Prinzipien von Selbstmanagement mit der Getting-things-done-Methode. Er erklärt, wie die einzelnen Schritte beim GTD ineinander greifen und wie man durch konsequente Anwendung produktiver wird.
Das Selbstmanagement-Buch gliedert sich in drei Teile:
(1) Die Kunst, seine Aufgaben zu erledigen (2) Ohne Stress produktiv sein (3) Die Auswirkungen der wichtigsten Grundsätze
Insgesamt wird in “Wie ich die Dinge geregelt kriege” mit einfachen Worten und sehr schlüssig beschrieben, wie man im Alltag entspannter, effizienter und eben wirklich produktiver sein kann.
[1] Allen, D. (2014). Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag (H. Reuter, Übers.; 18. Aufl). Piper.