Bezos nennt es das Schlaueste, was Amazon je getan hat. Warum macht es kaum jemand nach?

Eine ehrliche Frage an dich und keine fertige Antwort. Deshalb freue ich mich auf deine Erfahrungen in den Kommentaren.

Jeff Bezos sagte einmal, das Schlaueste, was sie je bei Amazon gemacht haben, war es, schriftliche Memos einzuführen. Keine Bullet Points auf PowerPoint-Slides, sondern präzise ausformulierte Ideen auf sechs Seiten haben die Meeting-Qualität entscheidend verbessert.¹

Diese Methode ist laut Bezos also überaus wirksam, und trotzdem scheint sie kaum ein Unternehmen zu verwenden. Warum? Diese Frage lässt mich nicht los.

Meetings bei Amazon beginnen damit, dass die Teilnehmenden ein ca. sechsseitiges Memo lesen. Für circa 30 Minuten sitzen alle am Tisch, gehen den Text durch und notieren ihre Gedanken dazu. Der Zweck des Memos ist es, Kontext für die darauffolgende Diskussion zu liefern.

Das Schreiben forciert dazu, die eigenen Gedankengänge sehr klar darzustellen. Es geht darum, die Ideen und wie sie zusammenhängen für jemand anderen nachvollziehbar zu beschreiben. Schreiben, bearbeiten, Einzel-Feedbacks einholen und verbessern. Durch die intensive Arbeit, die initial investiert wird, erhält das Dokument eine gedankliche Tiefe, die PowerPoint-Präsentationen nicht haben. Das bildet eine solide Ausgangsbasis für eine anschließende konstruktive Diskussion im Team.

In einem typischen Meeting werden die präsentierten Ideen gechallenged. Das macht die Ideen noch klarer und präziser. PowerPoint- und Memo-basierte Meetings haben das gemeinsam.

Bezos ist jedoch davon überzeugt, dass es ein wichtiger Schritt bei Amazon war, von den PowerPoint-Präsentationen wegzukommen und einen völlig neuen Weg zu gehen. Aber warum nutzen sie nicht einfach PowerPoint wie viele andere Firmen? Welche Vorteile sieht Amazon im Verfassen von Memos?

Nutzen von Memo-first-Meetings

Die meisten Menschen lesen wahrscheinlich schneller, als sie zuhören. In einer Präsentation hat man die Folie oft schon durchgelesen, man muss aber noch auf den Sprecher warten. Nicht selten wird auch mittendrin eingehakt, zu einem Punkt, der vielleicht auf dem übernächsten Slide erklärt wird. Die mündliche Performance ist bei PowerPoint-Präsentationen ebenfalls essenziell. Bei den Memos wird sie ersetzt durch den durchdachten Text.

PowerPoint ist eher eine Art Verkaufstool, so Bezos. Man will überzeugen. Aber intern in einer Firma sollte es nicht darum gehen, zu verkaufen, sondern darum, der Wahrheit auf den Grund zu gehen. PowerPoint ist leicht für den Autor und schwer für die Zuhörenden. Ein Memo ist das Gegenteil. Deshalb kann es bis zu zwei Wochen dauern, ein gutes Memo zu schreiben.² Letztendlich führt das zu präziser formulierten Gedanken, einer sorgfältigeren Analyse und einer nachvollziehbaren Beschreibung der Ideen und das wiederum führt zu fundierteren Entscheidungen und klarerer Kommunikation.

Schreiben, Denken und Lernen sind der gleiche Prozess

An amerikanischen Hochschulen hatte man vor vielen Jahren ein Programm namens “Writing Across the Curriculum”. William Zinsser schreibt in “Writing to Learn”, wie das Schreiben genutzt wurde, um den gedanklichen Prozess sichtbar werden zu lassen. Wenn der Student ein Experiment plante und ihm ein Fehler unterlief, konnte der Professor das im Text nachvollziehen. Weil der Student nicht nur das Ergebnis notierte (wie er das in einem Test getan hätte), sondern während seiner Arbeit den Versuchsaufbau, sein Vorgehen und seine Gedanken schriftlich notierte, konnte der Professor später nachvollziehen, an welcher Stelle ihm der Fehler unterlaufen ist. Er konnte sehen, wie der Geist dieses Studenten gearbeitet hat, und konnte damit Kommentare und Hinweise zum Prozess geben.³

An William Zinssers Buch finde ich gerade diesen Gedanken spannend, dass man Schreiben nutzen kann, um zu lernen, indem man präzise formuliert. Schreiben, Denken und Lernen sind der gleiche Prozess.

Lernen als zentrales Element der Wissensarbeit

Der Vorteil von geschriebenen Texten gegenüber Stichpunkten sind also die ausformulierten Sätze, denn Formulierungsschwierigkeiten zeigen oft auch die Verständnisschwierigkeiten. Wenn wir versuchen, eine wirklich treffende Formulierung zu finden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass wir unsere Verständnisprobleme entdecken und auch beheben. Der Autor wird durch das Medium Text dazu gezwungen, sich klar auszudrücken. Deshalb sagt Bezos auch, dass es so schwierig ist, ein gutes Memo zu schreiben.

In unserer Welt der Wissensarbeit ist Lernen ein zentrales Element. Als Team müssen wir über unsere Kunden lernen, über deren Schmerzpunkte und Wünsche. Wir machen uns Gedanken darüber, wie wir unsere Produkte so gestalten, dass sie diese lösen. Wir müssen uns so organisieren, dass wir diese Lösungen effizient anbieten können. Wir müssen lernen, wie wir gut zusammenarbeiten und Hindernisse überwinden können. Warum passiert das selten mithilfe strukturierter und elaborierter Schriftstücke?

Warum nutzen es nicht mehr Firmen?

Ich habe bisher in noch keiner Firma gearbeitet, wo ausgedruckte Memos oder digitale Wiki-Seiten zum Meeting-Anfang gemeinsam durchgelesen und anschließend diskutiert wurden. Deshalb frage ich mich: Wenn das Memo-Schreiben laut Bezos so effektiv ist, warum nutzen es nicht mehr Firmen?

Aus den Sozialwissenschaften ist schließlich das Phänomen bekannt, dass sich Organisationen aneinander angleichen. Sie nennen das institutionellen Isomorphismus. Die Unternehmen ahmen die Strukturen von anderen Organisationen vor allem dann freiwillig nach, wenn sie mit Unsicherheit konfrontiert werden und die Praktiken Erfolg versprechen.⁴ Aber warum passiert das in diesem Fall anscheinend eher selten?

Klar, es gibt Unternehmen wie Dropbox, die die Memo-First-Kultur übernommen haben und es öffentlich verkünden.⁵ Aber ich habe trotzdem den Eindruck, dass es nicht so viele Unternehmen gibt, die diesen Ansatz nutzen.

Während z.B. öfter über Working backwards, Two-Pizza-Teams oder PR/FAQ gesprochen wurde, kann ich mich an kein Gespräch erinnern, in welchem das Thema auf diese Meeting-Kultur gefallen wäre.

Vielleicht ging es einfach an mir vorbei und ich habe es nicht bemerkt. Oder es könnte damit zu tun haben, dass das agile Manifest sagt, dass uns funktionierende Software wichtiger ist als umfassende Dokumentation? Ein Memo kann schließlich als eine Art Vorab-Doku verstanden werden. Aber Amazon ist auch eine sehr agile Firma. Ist es vielleicht einfach zu zeitaufwändig?

Lohnt sich das in Bezug auf die Themen in unserer Firma? Wir entwickeln uns schließlich schnell weiter. Warum sollte es denn lohnenswert sein, über etwas zu schreiben, was in drei Monaten wieder obsolet ist? Und wie ist das mit KI? Lohnt es sich in unserem Zeitalter, wo die KI das Ausformulieren von Texten auf Knopfdruck übernimmt? Die Methode lebt doch davon, dass man den Sachverhalt durch Schreiben intensiv durchdringt.

Mich beschäftigt die Frage, ob der Ansatz von Amazon auch für meine Teams interessant sein könnte. Bisher hatte ich noch nicht die Gelegenheit, es in einem meiner Teams auszuprobieren, und wie du bemerkt hast, bin ich mir noch unsicher. Deshalb interessiert mich deine Meinung. Hast du mit dem Schreiben von Memos im Firmenkontext Erfahrungen gesammelt? Welchen Wert siehst du darin? Wie hast du sie in deinem Team oder in eurer Firma etabliert? Ich würde liebend gern in den Kommentaren lesen, wie deine Gedanken dazu sind und welche Erfahrungen du gemacht hast.

Literatur

1. Locke, T. (14.10.2019). Jeff Bezos: This Is the ‘Smartest Thing We Ever Did’ at Amazon. https://www.cnbc.com/2019/10/14/jeff-bezos-this-is-the-smartest-thing-we-ever-did-at-amazon.html

2. Fridman, L. (14.12.2023). Jeff Bezos: Amazon and Blue Origin | Lex Fridman Podcast #405. https://youtu.be/DcWqzZ3I2cY?si=O6iJLB-9ULIZ2M6Q&t=7240

3. Zinsser, W. (1989). Writing to learn. Harper Collins.

4. Friesike, S. (14.07.2023) Nachgemacht statt selbst gedacht: Wie Isomorphismus schadet. https://www.youtube.com/watch?v=U88chFCAlC0

5. Jackson, S. (14.12.2024). Dropbox-CEO Drew Houston erklärt: So verändert das „Memo-first“-Meeting-Konzept von Jeff Bezos unsere Unternehmenskultur. https://www.businessinsider.de/karriere/statt-powerpoint-auch-bei-dropbox-gelten-memo-first-meetings/