In eurem Daily gehen oft wichtige Informationen unter? Das kann ein Info-Radiator ändern.
Information Radiators zeigen kritische Teaminfos auf einen Blick. So verliert ihr im Daily keine wichtigen Entscheidungen mehr.
In der Vor-Corona-Zeit habe ich mit einem Team gearbeitet, welches seine Dailies ganz klassisch vor einem physischen Whiteboard durchgeführt hat. Alle haben sich im Office getroffen und es wurden Stickies und die Arbeit besprochen, die sie repräsentieren, und anschließend durch die Board-Spalten weitergeschoben.
Regelmäßig passierte etwas Interessantes mit diesem Whiteboard, was mit einem Jira-Board niemals passieren kann. Zum Beispiel heftete jemand nach der Mittagspause die Speisekarte vom Lieblingsimbiss für die Woche dran. Der PO notierte einige wichtige außerplanmäßige Team-Meetings als Reminder. Irgendjemand hatte noch Fragen zum kommenden Release für das nächste Daily in eine Ecke geschrieben. Ebenfalls ein Reminder.
Als Corona über uns hereingebrochen ist, habe ich mich über die eingeschränkten Möglichkeiten in Jira geärgert. Irgendwie muss man das doch auch in der Remote-Welt hinkriegen, dachte ich mir. Und siehe da: Warum die virtuelle Umgebung nicht einfach so bauen, wie wenn man in der physischen Welt zwei Whiteboards nebeneinander stellen würde.
Links das Whiteboard in Confluence, wo Notizen flexibel platziert werden können, und rechts das strukturierte Sprint-Board im Jira. Dann noch einen deutlichen Link einfügen, um beide Boards gut miteinander zu verbinden. Das wars.
Seitdem wurden Information Radiators in meinen Teams fast täglich genutzt.
Warum einen Radiator nutzen? Ausrichten, erinnern oder bündeln
Die Einführung eines Info-Radiators hat verschiedene Nutzen:
Transparenz & Alignment: Indem wir alle nach dem Daily den gleichen Informationsstand haben, verbessern wir das Alignment im Team. Zum Beispiel sollte das nächste Release Date auf dem Radiator vermerkt sein, damit sich alle im Team darauf fokussieren.
Reminder und Follow-up: Indem wir Beschlüsse aus dem Planning oder der Retro auf dem Radiator notieren, hilft er uns dabei, sie nachzuverfolgen und uns selbst als Team in der Verantwortung zu halten.
Aggregation: Das lästige Zusammensuchen von Infos, die wir täglich brauchen, wird reduziert, weil sie gebündelt von einem Ort aus zugänglich sind. Man muss sich zum Beispiel nicht extra in Personio oder einer anderen HR-Software einloggen, um herauszufinden, wer im Team wann Urlaub hat.
Es ist verblüffend, wie oft es vorkommt, dass eine Person plötzlich im Urlaub ist und keiner das vorher wusste. Natürlich wussten mehrere Personen vorher davon, aber die Information ist nicht geflossen. Um das zu verhindern, setzen wir sie auf den Radiator.
Wie erstellen und nutzen
Um das Team-Selbstmanagement im Daily Scrum mit dem Information Radiator zu verbessern, kannst du einfach eine Confluence-Page in eurem Team-Space erstellen. Unterteile sie z. B. in zwei Spalten. In der linken Spalte werden Einträge vermerkt wie Verantwortlichkeiten (z.B. Wer moderiert das Daily? Oder: Wer ist Ansprechpartner für den Support-Channel?), wichtige Termine, kurzfristige Abwesenheiten und Urlaube. In der rechten können z.B. die Retro Action Items, der Link zum Jira-Board und eine Sektion mit wichtigen Links stehen.
Wenn ihr im Planning festlegt, welcher Developer die Daily-Moderation im kommenden Sprint übernimmt, dann funktioniert der Info Radiator wie eine Checkliste, bei der ihr nacheinander alle Bereiche kurz durchgeht:
Daily-Moderation klären. Check.
Wer übernimmt den Support-Chat? Check.
Hat jemand Urlaub? Gibt es längere Termine, die unsere Kapazität im Sprint reduzieren? Check.
Gibt es wichtige Termine, für die wir etwas vorbereiten müssen? Check.
Damit habt ihr eure Kapazität und wichtige Sprint-Eckpunkte sofort vor Augen, bevor ihr tiefer ins Planning eintaucht, um den Sprint vorzubereiten.
Zurück zum Urlaubsbeispiel: Nachdem wir im Planning abgefragt haben, wer wann Urlaub hat, müssen wir noch zum richtigen Zeitpunkt Handlungen daraus ableiten. Deshalb scrolle ich als Moderator später im Daily kurz zu unserem Kalender und erwähne, dass zum Beispiel die Product Ownerin ab morgen für zwei Tage im Urlaub ist. Wenn noch jemand Fragen an sie hat, dann sollte das noch heute mit ihr abgeklärt werden. Oder wenn der Developer nächste Woche für zwei Wochen in Urlaub geht, ist die Frage, ob noch Übergaben offen sind.
Daumenregel: “Nicht länger als eine Minute”
Wir wollen eine professionelle Gewohnheit ausprägen und einhalten. Jeden Tag rufen wir kurz den Radiator im Daily auf, prüfen die Informationen und richten unser Handeln danach aus.
Der wichtigste Part ist nicht das Tool, sondern dass wir aktiv damit arbeiten und die Infos in jedem Planning und in vielen Dailies immer wieder aktualisieren.
Teams haben dabei ganz unterschiedliche Präferenzen, wie viel Detailtiefe sie dabei brauchen. D. h. wollen sie eher linear durchgehen oder doch eher schnell überfliegen? Das hängt von den Vorlieben des Teams ab.
Aber Obacht!
Zu schnelles Drübergehen über die Bereiche führt nach meiner Erfahrung oft dazu, dass etwas herunterfällt. Dann hört man den nächsten Tag sowas wie “Ach, darüber wollten wir doch letzte Woche schon reden.”
Aber zu langsam kann auch anstrengend werden, wenn sich das Team in Belanglosigkeiten verliert.
Als Daumenregel hat sich in meinen Teams etabliert, dass es nicht länger als eine Minute dauern sollte, um im Daily drüberzugehen. Der Hauptteil des 15-minütigen Meetings liegt schließlich auf der Wertlieferung, und deshalb geht unser Walk-the-Board im Jira weiter.
Info Radiators als Big Visual Charts oder Release Boards
In diesem Artikel meine ich mit Information Radiator hauptsächlich eine Confluence Page, die wir am Anfang des Dailies durchgehen. Aber Informations-Displays begegnet man an verschiedenen Stellen in unterschiedlichen Ausprägungen.
Was sie alle gemeinsam haben, sind zwei Kriterien:
Die Informationen sollten sich mit der Zeit ändern, damit es sich lohnt, drauf zu schauen.
Die Informationen sollten außerdem leicht zu erfassen sein und mit wenig Aufwand verstanden werden können. Oft wird deshalb eine visuelle Darstellung genutzt.
Häufig findet man sie in Eingangsbereichen oder an Orten, wo die Personen anzutreffen sind, für die die Informationen wichtig sind: Im Team-Space oder im Office der Product Owner wird man schnell fündig.
Bei Kiwigrid hatten wir damals einen Product-Owner-Room mit einer riesigen Korkwand. (Es war wirklich eine ganze Wand.) Darauf waren die Unternehmensinitiativen auf Papier ausgedruckt: Headline plus ein paar Kontext-Infos. Nahe an der Decke waren die Company Goals ganz prominent sichtbar. Über die Wand ließ sich sehr einfach zuordnen, welche Initiative auf welches Objective einzahlt. Die Transparenz war enorm.
Diese Art von Info Radiators wird übrigens aufgrund ihrer Größe dann auch als Big Visual Charts bezeichnet. Der Nutzen ist der gleiche wie bei unserem Team Radiator, nur dass die Gruppe sich anders zusammensetzte. Immer wenn die POs und Product Manager ihr wöchentliches Meeting in diesem Raum durchführten, wurden die Informationen geprüft und aktualisiert.
Zusammenfassung
Ein Information Radiator ist ein Display mit kritischen, aktuellen Informationen. Durch diese Eigenschaft zieht er fast automatisch die Aufmerksamkeit auf sich.
Ein Info Radiator hilft uns als Team dabei, den Ablauf von Meetings zu strukturieren und unsere Ziele zu erreichen, indem er uns an wichtige Entscheidungen, Retro-Experimente oder Termine erinnert.
Er ist ein großartiges Tool, um die Kommunikation im Team zu unterstützen, wenn er sichtbar platziert und regelmäßig genutzt wird (z.B. im Daily). Außerdem macht es die Moderation leichter, weil es eine Struktur gibt.
Bei uns im Team hat das wirklich gut funktioniert. Wie ist das bei euch? Was habt ihr probiert, um Informationen gut im Team zu verteilen? Ausschließlich auf der Tonspur oder an einem bestimmten Ort schriftlich festgehalten? Welchen Big Visible Charts bist du in der Praxis schon begegnet? Haben sie funktioniert?
Fragen über Fragen. Ich würde mich freuen, wenn du deine Erfahrungen teilst. Lass gern kurz einen Kommentar da.